SmartSheet được thành lập vào năm 2006 bởi Brent Frei, một nhân viên đầu tiên của Microsoft, với sứ mệnh lập kế hoạch, theo dõi, tự động hóa và báo cáo về công việc của mọi người và các nhóm.
Smartsheet đã nhanh chóng trở nên phổ biến với tư cách là một nền tảng quản lý công việc mạnh mẽ, mang đến cho người dùng khả năng lập kế hoạch và cộng tác trên các dự án từ mọi nơi.
Vào năm 2011, Smartsheet đã trở thành ứng dụng bảng tính dựa trên đám mây đầu tiên cung cấp khả năng kiểm soát truy cập, tự động hóa tác vụ và chia sẻ dự án.
Trong bài đăng trên blog này, chúng ta sẽ khám phá Smartsheet là gì và cách nó có thể giúp doanh nghiệp của bạn trở nên hợp lý và hiệu quả hơn.
Chúng ta sẽ thảo luận về các tính năng và lợi ích của nền tảng, nhược điểm của nền tảng và giá cả để giúp các doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt.
Bảng thông minh là gì?
Smartsheet là phần mềm sáng tạo dựa trên đám mây có thể giúp các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô tổ chức và tự động hóa các tác vụ, quản lý dự án và hợp lý hóa quy trình công việc.
Smartsheet là một giải pháp tuyệt vời cho các doanh nghiệp cần một nền tảng thân thiện với người dùng, có thể mở rộng để quản lý hoạt động của họ. Nó có thể cung cấp một nguồn thông tin chính xác duy nhất cho các quy trình kinh doanh, cho phép cộng tác liền mạch và cung cấp thông tin chi tiết cũng như thông tin cập nhật theo thời gian thực cho nhiều nhóm.
Vào năm 2019, Smartsheet đã được vinh danh là một trong những công ty điện toán đám mây tốt nhất trên thế giới mà các doanh nghiệp có thể hợp tác. Ngày nay, Smartsheet được hàng triệu người ở hơn 100 quốc gia sử dụng để lập kế hoạch, theo dõi và quản lý công việc hiệu quả hơn.
Lợi ích của việc sử dụng Smartsheet cho nhu cầu kinh doanh
Phần mềm quản lý dự án Smartsheet có thể giúp các tổ chức và nhóm theo nhiều cách:
Cải thiện cộng tác và giao tiếp. Smartsheet giúp các thành viên trong nhóm dễ dàng chia sẻ thông tin và cập nhật cũng như cộng tác trên các nhiệm vụ và dự án trong thời gian thực.
Tăng hiệu quả và năng suất. Các tính năng và công cụ của Smartsheet có thể giúp hợp lý hóa quy trình làm việc và tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, cho phép các nhóm làm việc hiệu quả hơn và hoàn thành được nhiều việc hơn.
Hiển thị và theo dõi tốt hơn. Các tính năng theo dõi và báo cáo của Smartsheet cung cấp khả năng hiển thị theo thời gian thực về tiến độ và hiệu suất của dự án, cho phép các nhóm nhanh chóng xác định và giải quyết các vấn đề.
Tăng tính linh hoạt và khả năng mở rộng. Smartsheet có thể được tùy chỉnh và thay đổi quy mô để đáp ứng nhu cầu của các nhóm và dự án khác nhau, đồng thời có thể được tích hợp với các phần mềm và công cụ khác.
Quản lý dự án được cải thiện. Smartsheet cung cấp các công cụ và mẫu quản lý dự án, giúp lập kế hoạch, tổ chức và thực hiện dự án theo cách có cấu trúc hơn.
Ra quyết định tốt hơn. Smartsheet trao quyền cho các nhóm đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu, cung cấp quyền truy cập vào dữ liệu và phân tích thời gian thực giúp nhóm đánh giá hiệu suất dự án của họ và xác định các lĩnh vực cần cải thiện.
Các tính năng của công cụ quản lý dự án Smartsheet
Trình tạo tự động hóa kéo và thả. Trình tạo tự động hóa kéo và thả của Smartsheet cho phép người dùng tạo quy trình công việc tùy chỉnh và dễ dàng tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại. Tính năng này cho phép người dùng tạo các hành động tự động, chẳng hạn như gửi email hoặc cập nhật dữ liệu, được kích hoạt bởi các sự kiện hoặc điều kiện cụ thể. Điều này giúp hợp lý hóa quy trình làm việc và tăng hiệu quả.
Bảo mật cấp doanh nghiệp. Smartsheet cung cấp các tính năng bảo mật cấp doanh nghiệp để giúp bảo mật dữ liệu và thông tin. Điều này bao gồm các tính năng như mã hóa dữ liệu, kiểm soát quyền truy cập của người dùng và tuân thủ các giao thức bảo mật tiêu chuẩn của ngành.
Phân tích và báo cáo mạnh mẽ. Smartsheet cung cấp các công cụ báo cáo và phân tích mạnh mẽ cho phép các nhóm theo dõi tiến trình, đo lường hiệu suất và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu. Những công cụ này bao gồm báo cáo theo thời gian thực, trực quan hóa dữ liệu cũng như các tính năng sắp xếp và lọc nâng cao.
Các mẫu khác nhau. Smartsheet cung cấp nhiều loại mẫu cho các loại dự án và quy trình công việc khác nhau, chẳng hạn như danh sách nhiệm vụ, lịch trình dự án, biểu đồ Gantt và trình theo dõi vấn đề. Các mẫu này có thể dễ dàng tùy chỉnh và điều chỉnh để đáp ứng nhu cầu cụ thể của các nhóm và dự án khác nhau. Điều này giúp người dùng thiết lập dự án một cách nhanh chóng, giảm thời gian thiết lập và dành nhiều thời gian hơn để tập trung vào việc thực hiện.
Nhược điểm của việc sử dụng Smartsheet để quản lý dự án
Khó hiểu cho người mới bắt đầu. Một số người dùng có thể thấy giao diện và tính năng của Smartsheet khó hiểu, đặc biệt nếu họ không quen với phần mềm quản lý dự án hoặc bảng tính. Ví dụ: trình tạo tự động hóa kéo và thả có thể khó điều hướng đối với những người chưa quen với khái niệm tự động hóa.
Nhật ký hoạt động hạn chế. Nhật ký hoạt động của Smartsheet không chi tiết như một số phần mềm quản lý dự án khác. Nó có thể không ghi lại tất cả các hành động hoặc thay đổi được thực hiện trong một dự án, khiến người dùng khó theo dõi các thay đổi và hiểu toàn bộ lịch sử của dự án.
Các phương pháp PM hạn chế. Smartsheet là một công cụ linh hoạt có thể được sử dụng cho nhiều phương pháp quản lý dự án khác nhau, nhưng nó có thể không phải là lựa chọn tốt nhất cho một số phương pháp. Ví dụ: nó có thể không phải là giải pháp tốt nhất cho những người dùng thích phương pháp linh hoạt hơn vì nó không có hỗ trợ tích hợp cho bảng Kanban hoặc chạy nước rút.
Tính năng tự động lưu cũ. Tính năng tự động lưu của Smartsheet không đạt tiêu chuẩn; nó không tự động lưu các thay đổi do người dùng thực hiện và không phản ánh các cập nhật theo thời gian thực. Đây có thể không phải là mối quan tâm lớn đối với tất cả mọi người, nhưng nó có thể gây khó chịu. Giống như nhiều phần mềm dựa trên đám mây khác, các thay đổi sẽ được lưu tự động và đây là tính năng được đông đảo người dùng mong đợi. Smartsheet yêu cầu người dùng nhấp vào nút lưu và làm mới theo cách thủ công sau khi thực hiện thay đổi.
Bảng giá Smartsheet
Smartsheet cung cấp bốn gói giá để đáp ứng nhu cầu của các loại người dùng và tổ chức khác nhau.
Gói Pro là tùy chọn cơ bản và hợp túi tiền nhất, có giá 7 USD/người dùng/tháng. Nó bao gồm tất cả các tính năng thiết yếu của Smartsheet, chẳng hạn như khả năng tạo và cộng tác trong các dự án, tự động hóa quy trình làm việc cũng như truy cập báo cáo và phân tích theo thời gian thực.
Đối với các doanh nghiệp có nhu cầu nâng cao hơn, gói Doanh nghiệp có giá 25 USD/người dùng/tháng. Nó bao gồm các tính năng bổ sung như xác thực dữ liệu nâng cao, mã hóa dữ liệu và kiểm soát quyền truy cập của người dùng.
Đối với các doanh nghiệp lớn hơn, Smartsheet cung cấp gói doanh nghiệp với giá tùy chỉnh có thể được điều chỉnh để đáp ứng nhu cầu cụ thể của tổ chức.
Ngoài ra, còn có một phiên bản nâng cao của Smartsheet được gọi là Smartsheet Advance, bạn sẽ cần liên hệ với nhóm bán hàng để biết chi phí.
Các trường hợp sử dụng và đánh giá Smartsheet
Smartsheet rất phù hợp cho các tổ chức lớn trong các ngành như chăm sóc sức khỏe, dịch vụ tài chính, giáo dục đại học và chính phủ.
Các tính năng cộng tác và quản lý dự án mạnh mẽ của nó làm cho nó trở thành một công cụ hiệu quả để quản lý các nhóm và dự án phức tạp trong các tổ chức này.
Smartsheet thân thiện với người dùng, đặc biệt đối với những người dùng đã quen thuộc với Microsoft Excel, Project và Teams.
Xếp hạng của Trustradius và Capterra lần lượt là 8,1 trên 10 (hơn 700 bài đánh giá) và 4,5 trên 5 (hơn 2600 bài đánh giá).
Các lựa chọn thay thế cho Smartsheet
Có một số lựa chọn thay thế cho Smartsheet, bao gồm Microsoft Project Online, Wrike, Planview AdaptiveWork, Zoho Projects, Monday, Clarity PPM, Workfront và ServiceNow Strategy Portfolio Management. Mỗi công cụ này cung cấp các tính năng và khả năng độc đáo để giúp quản lý các dự án và nhóm.
Cuối cùng
Smartsheet là một công cụ quản lý dự án mạnh mẽ cung cấp tính năng tự động hóa kéo và thả, bảo mật cấp doanh nghiệp, phân tích và nhiều mẫu khác nhau.
Nó có thể giúp các doanh nghiệp hợp lý hóa quy trình làm việc và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu. Tuy nhiên, nó có thể không phù hợp với người mới bắt đầu hoặc một số phương pháp PM. Điều quan trọng là phải đánh giá nhu cầu kinh doanh của bạn trước khi quyết định sử dụng nó.