Các cuộc họp hiệu quả là điều cần thiết cho năng suất và sự hợp tác. Tuy nhiên, tất cả quá thường xuyên, các cuộc họp có thể trở nên không hiệu quả vì nhiều lý do, từ tổ chức kém đến thiếu sự tham gia.
Nghiên cứu cho thấy các nhà quản lý và chuyên gia mất 30% thời gian của họ trong các cuộc họp mà họ có thể đã đầu tư vào các nhiệm vụ hiệu quả khác. Một lần nữa, một nghiên cứu cho thấy các cuộc họp không hiệu quả khiến các chuyên gia mất 31 giờ mỗi tháng, tổng cộng lên đến 4 ngày làm việc.
Bài viết này khám phá các yếu tố phổ biến có thể khiến cuộc họp không hiệu quả và trình bày giải pháp dưới dạng MeetGeek, một trợ lý cuộc họp AI được thiết kế để chuyển đổi cách chúng ta tiến hành và quản lý cuộc họp.
Điều gì có thể khiến cuộc họp trực tuyến không hiệu quả
Quản lý thời gian là rất quan trọng đối với sự thành công của bất kỳ cuộc họp nào, nhưng nó đặc biệt quan trọng đối với các cuộc họp trực tuyến, nơi những người tham gia có thể nằm rải rác trên các múi giờ khác nhau. Bắt đầu và kết thúc đúng giờ, tuân thủ chương trình nghị sự và giữ cho các cuộc thảo luận đi đúng hướng là những khía cạnh quan trọng của việc quản lý thời gian hiệu quả.
Các cuộc họp trực tuyến diễn ra trong sự thoải mái của không gian riêng của chúng ta, điều này có thể dẫn đến nhiều phiền nhiễu. Những người tham gia có thể bị cám dỗ để đa nhiệm, kiểm tra email hoặc tham gia vào các cuộc hội thoại không liên quan trong cuộc họp.
Thông tin sai lệch có thể là một rào cản đáng kể đối với năng suất trong các cuộc họp ảo. Nếu không có tín hiệu thị giác và ngôn ngữ cơ thể, hiểu lầm có thể dễ dàng xảy ra. Những người tham gia nên được khuyến khích nói rõ ràng, sử dụng video khi có thể và tích cực lắng nghe người khác để đảm bảo giao tiếp hiệu quả.
Các cuộc họp trực tuyến đôi khi có thể cảm thấy bị ngắt kết nối và không mang tính cá nhân, dẫn đến giảm mức độ tương tác. Để chống lại điều này, điều cần thiết là phải tích cực thu hút sự tham gia của tất cả những người tham gia. Khuyến khích các câu hỏi, thảo luận và sự tham gia của mọi người tham gia. Sử dụng các công cụ tương tác hoặc phòng đột phá để giữ mức độ tương tác cao.
Các cuộc họp trực tuyến kéo dài có thể nhanh chóng làm cạn kiệt năng lượng của người tham gia và dẫn đến giảm năng suất. Giữ cho các cuộc họp ngắn gọn và đi vào trọng tâm. Nếu một chủ đề đòi hỏi nhiều thời gian hơn, hãy cân nhắc chia nó thành các phiên nhỏ hơn, dễ quản lý hơn hoặc lên lịch các cuộc họp ngắn hơn, thường xuyên hơn.
Giới thiệu về MeetGeek
MeetGeek là một trợ lý cuộc họp AI có thể giúp bạn trong các cuộc họp của mình. Nó tự động ghi lại, phiên âm, tóm tắt và cung cấp thông tin chi tiết chính từ mọi cuộc họp. Với MeetGeek, bạn có thể tạo nhóm và tự động chia sẻ bản ghi cuộc họp, tóm tắt hoặc điểm nổi bật với các bộ phận bạn cần để luôn phù hợp.
MeetGeek có thể giúp bạn xác định điểm mạnh và cơ hội cải thiện cho bản thân và các cuộc họp của nhóm bạn. Bạn có thể xem chi tiết thông qua các nhóm, loại cuộc họp, người tham gia và nhiều khía cạnh khác để khám phá điểm yếu của cuộc họp.
MeetGeek làm cho một cuộc họp hiệu quả như thế nào?
Trợ lý cuộc họp được hỗ trợ bởi AI của MeetGeek cung cấp một loạt các tính năng để nâng cao năng suất và hiệu quả của các cuộc họp của bạn. Dưới đây là tổng quan chi tiết về các tính năng chính của nó để làm cho cuộc họp hiệu quả:
Tự động ghi và phiên âm: MeetGeek tự động ghi lại các cuộc họp của bạn và phiên âm chúng trong thời gian thực. Điều này giúp loại bỏ nhu cầu ghi chú thủ công trong cuộc họp và đảm bảo rằng bạn có bản ghi chính xác bằng văn bản về toàn bộ cuộc hội thoại.
Tóm tắt tự động: Sau khi cuộc họp kết thúc, MeetGeek tạo tóm tắt tự động. Những bản tóm tắt này được viết bằng ngôn ngữ giống như con người và cung cấp một phác thảo một đoạn về những điểm nổi bật của cuộc họp. Ngoài ra, bản chép lại cuộc họp được cung cấp dấu thời gian để dẫn hướng nhanh.
Thông tin chi tiết về cuộc họp: MeetGeek cho phép bạn nắm bắt và chia sẻ thông tin chi tiết về cuộc họp một cách dễ dàng. Bạn có thể tạo điểm nổi bật từ các cuộc họp dài hơn, giúp thông tin quan trọng như báo giá bán hàng, phản hồi của khách hàng, nhiệm vụ và thỏa thuận dễ dàng truy cập và chia sẻ với nhóm của bạn.
Điểm nổi bật và Phát hiện từ khóa: Nền tảng phát hiện các từ khóa và làm nổi bật chúng trong bản chép lại cuộc họp. Tính năng này giúp bạn dễ dàng xác định vị trí và tập trung vào các chủ đề cụ thể hoặc các chi tiết quan trọng được thảo luận trong cuộc họp.
Quy trình làm việc và tích hợp: MeetGeek tích hợp liền mạch với các công cụ phổ biến như Zoom, Google Meet, Notion, HubSpot, Lịch Google, Google Drive, Slack, Microsoft Teams và Lịch Outlook. Điều này đảm bảo rằng nội dung cuộc họp và các điểm nổi bật chính của bạn có thể được đồng bộ hóa với các công cụ ưa thích của bạn một cách dễ dàng.
Kho lưu trữ cuộc hội thoại: Tất cả ghi chú cuộc họp, bản ghi và bản chép lại của bạn được lưu trữ ở một vị trí an toàn, duy nhất. Bạn có thể dễ dàng tìm kiếm các cuộc họp trước đây bằng cách sử dụng từ khóa, giúp thuận tiện cho việc nhớ lại các chi tiết cụ thể từ các cuộc thảo luận trước đó.
Xây dựng thương hiệu tùy chỉnh: MeetGeek cung cấp tùy chọn tùy chỉnh nền tảng với thương hiệu của bạn, đảm bảo giao diện nhất quán và chuyên nghiệp cho các bản tóm tắt và ghi âm cuộc họp của bạn.
Cộng tác nhóm: Bạn có thể tạo nhóm trong MeetGeek và tự động chia sẻ bản ghi, tóm tắt hoặc điểm nổi bật của cuộc họp với các bộ phận hoặc đồng nghiệp có liên quan. Điều này thúc đẩy sự hợp tác và giữ cho mọi người liên kết mà không cần các cuộc họp liên kết thường xuyên.
Đo lường và cải thiện cuộc họp: MeetGeek cung cấp các phân tích giúp bạn xác định điểm mạnh và cơ hội cải tiến trong các cuộc họp của mình. Bạn có thể phân tích sự tham gia, hiệu quả của cuộc họp và các lĩnh vực tiềm ẩn của sự kiệt sức. Nền tảng này cũng cung cấp các mẹo để cải thiện.
Thiết lập dễ dàng: Thiết lập MeetGeek nhanh chóng và đơn giản. Bạn có thể bắt đầu sử dụng các tính năng của nó mà không cần quá trình thiết lập dài.
Khả năng tương thích đa nền tảng: MeetGeek được thiết kế để hoạt động liền mạch trên các nền tảng và thiết bị khác nhau, giúp các nhóm và cá nhân có thể truy cập được bất kể công cụ hoặc hệ điều hành ưa thích của họ.
Các trường hợp sử dụng khác nhau của MeetGeek
MeetGeek cung cấp một loạt các trường hợp sử dụng linh hoạt, phục vụ cho các cài đặt và nhu cầu chuyên nghiệp khác nhau.
Cuộc gọi của khách hàng: Đối với các chuyên gia xử lý các tương tác của khách hàng, MeetGeek có thể là vô giá. Nó ghi lại và phiên âm các cuộc gọi của khách hàng, đảm bảo rằng thông tin quan trọng như báo giá bán hàng, phản hồi và thỏa thuận được nắm bắt chính xác.
Phỏng vấn: Các chuyên gia nhân sự và người quản lý tuyển dụng có thể sử dụng MeetGeek để ghi lại và phiên âm các cuộc phỏng vấn xin việc. Điều này giúp đơn giản hóa quy trình tuyển dụng và cung cấp hồ sơ chi tiết về phản hồi của ứng viên để tham khảo.
Cuộc họp nhóm: MeetGeek lý tưởng cho tất cả các loại cuộc họp nhóm, cho dù chúng ở trong các công ty khởi nghiệp nhỏ hay doanh nghiệp lớn. Nó tự động ghi lại và phiên âm các cuộc thảo luận, giúp bạn dễ dàng xem lại các quyết định và mục hành động quan trọng.
Khởi nghiệp: Các công ty khởi nghiệp có thể hưởng lợi từ khả năng hợp lý hóa các cuộc họp và duy trì hồ sơ của MeetGeek. Điều này giúp theo dõi tiến độ, ghi lại các cuộc thảo luận với các nhà đầu tư và đảm bảo giao tiếp hiệu quả trong nhóm.
Cơ quan & SMB (Doanh nghiệp vừa và nhỏ): Các cơ quan và SMB thường có nhu cầu giao tiếp đa dạng. MeetGeek đơn giản hóa việc quản lý các cuộc họp của khách hàng, thảo luận dự án và cộng tác nội bộ bằng cách cung cấp các bản tóm tắt và bản ghi cuộc họp chi tiết.
Doanh nghiệp: Các doanh nghiệp lớn có cấu trúc giao tiếp phức tạp có thể sử dụng MeetGeek để theo dõi các cuộc họp giữa các phòng ban. Nó hỗ trợ sắp xếp các nhóm và đảm bảo rằng các bên liên quan có thể truy cập thông tin chi tiết chính từ các cuộc họp.
Nhóm bán hàng: Các chuyên gia bán hàng có thể tập trung vào các cuộc trò chuyện chất lượng cao với khách hàng tiềm năng, vì MeetGeek tự động nắm bắt và đồng bộ hóa các ghi chú cuộc họp vào hệ thống CRM. Điều này cải thiện hiệu quả, giảm thời gian giới thiệu và cuối cùng là tăng doanh thu trên mỗi đại diện.
Nhân sự (Nhân sự): Các nhóm nhân sự có thể sử dụng MeetGeek để ghi lại và phiên âm các cuộc họp liên quan đến việc giới thiệu nhân viên, đánh giá hiệu suất và các buổi đào tạo. Điều này đảm bảo tài liệu chính xác và tạo điều kiện quản lý nhân sự tốt hơn.
Thành công của khách hàng: Các chuyên gia trong vai trò thành công của khách hàng có thể được hưởng lợi từ khả năng nắm bắt và chia sẻ thông tin chi tiết từ các cuộc họp của khách hàng. Điều này hỗ trợ cải thiện sự hài lòng và giữ chân khách hàng.
Tiếp thị: Các nhóm tiếp thị có thể sử dụng MeetGeek để ghi lại các cuộc họp chiến lược tiếp thị, các phiên động não và thảo luận lập kế hoạch chiến dịch. Điều này đảm bảo rằng thông tin chi tiết về tiếp thị có sẵn để tham khảo và phân tích.
Tích hợp MeetGeek để làm cho các cuộc họp của bạn hiệu quả hơn
MeetGeek cung cấp một loạt các tích hợp với các công cụ và nền tảng phổ biến để nâng cao chức năng và khả năng tương thích của nó. Những tích hợp này đảm bảo kết nối liền mạch với quy trình làm việc và ứng dụng hiện có của bạn.
Dưới đây là một số tích hợp chính được cung cấp bởi MeetGeek:
Thu phóng: MeetGeek tích hợp liền mạch với Zoom, cho phép bạn tự động ghi, phiên âm và tóm tắt các ghi chú cuộc họp từ các cuộc gọi Zoom của mình. Sự tích hợp này đặc biệt có giá trị đối với các nhóm từ xa và các cuộc họp ảo.
Google Meet: Tương tự như Zoom, MeetGeek tích hợp với Google Meet, cho phép tự động ghi, phiên âm và tóm tắt các ghi chú cuộc họp từ các cuộc gọi trên Google Meet của bạn. Nó đơn giản hóa quá trình nắm bắt thông tin chi tiết từ hội nghị truyền hình.
Khái niệm: MeetGeek cung cấp tích hợp nóng với Notion, một công cụ cộng tác và ghi chú phổ biến. Bạn có thể đồng bộ hóa các bản ghi, tóm tắt và điểm nổi bật của cuộc họp với không gian làm việc Notion của mình, đảm bảo rằng thông tin cuộc họp quan trọng có thể truy cập dễ dàng trong môi trường cộng tác của bạn.
HubSpot: Để bán hàng và quản lý quan hệ khách hàng, MeetGeek tự động đồng bộ hóa các bản ghi cuộc họp, bản chép lời, điểm nổi bật và nhiệm vụ với các giao dịch của HubSpot. Sự tích hợp này hợp lý hóa việc quản lý các tương tác của khách hàng và quy trình bán hàng.
Lịch Google: Bạn có thể mời MeetGeek tham gia, ghi lại, phiên âm và tóm tắt các cuộc họp trên Lịch Google đã lên lịch của mình. Tích hợp này giúp đơn giản hóa quá trình thiết lập ghi âm và ghi chú cuộc họp tự động.
Google Drive: MeetGeek cung cấp đồng bộ hóa tự động các ghi chú và bản chép lại cuộc họp với Google Tài liệu. Điều này đảm bảo rằng nội dung cuộc họp của bạn được lưu trữ an toàn và dễ dàng truy cập trong Google Drive.
Slack: Việc tích hợp với Slack cho phép bạn gửi bản ghi cuộc họp, ghi chú và điểm nổi bật đến các kênh Slack. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao tiếp và cộng tác nhóm bằng cách cung cấp thông tin chuyên sâu về cuộc họp trong nền tảng nhắn tin ưa thích của bạn.
Hạn chế của MeetGeek
Ghi âm và sao chép các cuộc họp có thể làm tăng mối lo ngại về quyền riêng tư và bảo mật, đặc biệt nếu thông tin nhạy cảm hoặc bí mật được thảo luận trong các cuộc họp. Người dùng cần đảm bảo rằng dữ liệu được lưu trữ an toàn và quyền truy cập bị hạn chế một cách thích hợp.
Một lần nữa, việc dựa vào AI để làm tài liệu cuộc họp có thể dẫn đến sự phụ thuộc vào công nghệ. Người dùng có thể trở nên ít tham gia vào các cuộc họp hơn nếu họ biết rằng một công cụ sẽ xử lý việc ghi chú và tóm tắt, có khả năng làm giảm sự tham gia tích cực.
Cuối cùng, trong khi phiên âm và tóm tắt AI đã được cải thiện đáng kể, đôi khi vẫn có thể có vấn đề về độ chính xác. Các chi tiết quan trọng có thể bị bỏ qua hoặc hiểu sai, dẫn đến hiểu lầm hoặc bỏ lỡ các mục hành động.
Gói định giá
MeetGeek cung cấp bốn gói định giá để đáp ứng các nhu cầu khác nhau của người dùng. Gói Cơ bản miễn phí và bao gồm các tính năng cần thiết, trong khi gói Pro có giá 15 đô la cho mỗi người dùng mỗi tháng và thêm nhiều giờ phiên âm và các tính năng nâng cao.
Gói Business, có giá 29 đô la cho mỗi người dùng mỗi tháng, được thiết kế cho các nhóm sáng tạo và cung cấp số giờ phiên âm tăng lên và các lợi ích bổ sung.
Gói Enterprise, bắt đầu từ $ 59 mỗi tháng, phục vụ cho các doanh nghiệp lớn hơn với các tùy chọn có thể tùy chỉnh và hỗ trợ chuyên dụng. Giá cho gói Enterprise có sẵn theo yêu cầu.
Tóm tắt
Các cuộc họp không hiệu quả là một sự tiêu hao tốn kém về thời gian và nguồn lực quý báu. MeetGeek, trợ lý cuộc họp AI, cung cấp giải pháp cho vấn đề này bằng cách chuyển đổi cách chúng ta tiến hành và quản lý các cuộc họp, đặc biệt là trong lĩnh vực họp trực tuyến.
Nó giải quyết những thách thức phổ biến như quản lý thời gian, phiền nhiễu và thông tin sai lệch, làm cho các cuộc họp ảo hiệu quả và hấp dẫn hơn. Các tính năng, tích hợp và trường hợp sử dụng của MeetGeek trao quyền cho các chuyên gia để tăng năng suất trong khi lưu ý đến những nhược điểm tiềm ẩn.
Hơn nữa, các gói định giá linh hoạt của MeetGeek phục vụ cho nhiều nhu cầu của người dùng, từ cá nhân đến doanh nghiệp lớn. Với MeetGeek là một đồng minh đáng tin cậy, tương lai của các cuộc họp hứa hẹn sẽ năng suất và hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và nguồn lực quý báu cho các chuyên gia trong một thế giới ngày càng có nhịp độ nhanh.