SmartSheet, 2006 yılında Microsoft’un ilk çalışanlarından biri olan Brent Frei tarafından planlama, izleme, otomatikleştirme ve raporlama yapma misyonuyla kuruldu. kişilerin ve ekiplerin çalışmalarına ilişkin.
Smartsheet, güçlü bir iş yönetimi platformu olarak hızla popülerlik kazandı ve kullanıcılara her yerden projeler üzerinde planlama ve işbirliği yapma olanağı sağladı.
2011’de Smartsheet, erişim kontrolü, görev otomasyonu ve proje paylaşımı sunan ilk bulut tabanlı elektronik tablo uygulaması oldu.
Bu blog gönderisinde, Smartsheet’in ne olduğunu ve işletmenizin daha akıcı ve verimli olmasına nasıl yardımcı olabileceğini keşfedeceğiz.
İşletmelerin bilinçli kararlar almasına olanak sağlamak için platformun özelliklerini ve faydalarını, dezavantajlarını ve fiyatlandırmasını tartışacağız.
Smartsheet nedir?
Smartsheet, her büyüklükteki işletmenin görevleri organize etmesine ve otomatikleştirmesine, projeleri yönetmesine ve iş akışlarını kolaylaştırmasına yardımcı olabilecek yenilikçi bulut tabanlı bir yazılımdır.
Smartsheet, operasyonlarını yönetmek için ölçeklenebilir, kullanımı kolay bir platforma ihtiyaç duyan işletmeler için harika bir çözümdür. İş süreçleri için tek bir doğruluk kaynağı sağlayabilir, sorunsuz işbirliğine olanak tanır ve birden çok ekip arasında gerçek zamanlı içgörüler ve güncellemeler sağlar.
2019’da, Smartsheet, işletmelerin birlikte çalışabileceği dünyanın en iyi bulut şirketlerinden biri seçildi. Bugün Smartsheet, 100’den fazla ülkede milyonlarca kişi tarafından işleri daha verimli bir şekilde planlamak, izlemek ve yönetmek için kullanılıyor.
İş İhtiyaçları için Smartsheet Kullanmanın Faydaları
Smartsheet proje yönetimi yazılımı, kuruluşlara ve ekiplere çeşitli şekillerde yardımcı olabilir:
Geliştirilmiş işbirliği ve iletişim. Smartsheet, ekip üyelerinin bilgileri ve güncellemeleri paylaşmasını ve gerçek zamanlı olarak görevler ve projeler üzerinde ortak çalışmasını kolaylaştırır.
Artan verimlilik ve üretkenlik. Smartsheet özellikleri ve araçları, iş akışlarını düzene koymaya ve tekrarlayan görevleri otomatikleştirmeye yardımcı olarak ekiplerin daha verimli çalışmasını ve daha fazlasını yapmasını sağlayabilir.
Daha iyi görünürlük ve izleme. Smartsheet’in raporlama ve izleme özellikleri, proje ilerlemesine ve performansına gerçek zamanlı görünürlük sağlayarak ekiplerin sorunları hızlı bir şekilde belirleyip çözmesine olanak tanır.
Daha fazla esneklik ve ölçeklenebilirlik. Smartsheet, farklı ekiplerin ve projelerin ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde özelleştirilebilir ve ölçeklendirilebilir ve diğer yazılım ve araçlarla entegre edilebilir.
Geliştirilmiş proje yönetimi. Smartsheet, projeyi daha yapılandırılmış bir şekilde planlamaya, düzenlemeye ve yürütmeye yardımcı olan proje yönetimi araçları ve şablonları sağlar.
Daha iyi karar verme. Smartsheet, ekiplerin projelerinin performansını değerlendirmesine ve iyileştirme alanlarını belirlemesine yardımcı olan gerçek zamanlı verilere ve analizlere erişim sağlayarak, ekiplerin verilere dayalı kararlar almalarını sağlar.
Smartsheet Proje Yönetim Aracı Özellikleri
Sürükle ve bırak otomasyon oluşturucusu. Smartsheet’in sürükle ve bırak otomasyon oluşturucusu, kullanıcıların özel iş akışları oluşturmasına ve tekrarlayan görevleri kolayca otomatikleştirmesine olanak tanır. Bu özellik, kullanıcıların e-posta göndermek veya verileri güncellemek gibi belirli olaylar veya koşullar tarafından tetiklenen otomatik eylemler oluşturmasına olanak tanır. Bu, iş akışlarını kolaylaştırmaya ve verimliliği artırmaya yardımcı olur.
Kurumsal düzeyde güvenlik. Smartsheet, veri ve bilgilerin güvenliğini sağlamaya yardımcı olmak için kurumsal düzeyde güvenlik özellikleri sağlar. Buna veri şifreleme, kullanıcı erişim denetimleri ve endüstri standardı güvenlik protokollerine uygunluk gibi özellikler dahildir.
Güçlü analiz ve raporlama. Smartsheet, ekiplerin ilerlemeyi izlemesine, performansı ölçmesine ve verilere dayalı kararlar almasına olanak tanıyan güçlü analitik ve raporlama araçları sağlar. Bu araçlar, gerçek zamanlı raporlama, veri görselleştirme ve gelişmiş filtreleme ve sıralama özelliklerini içerir.
Farklı Modeller. Smartsheet, farklı proje türleri ve iş akışları için görev listeleri, proje çizelgeleri, Gantt şemaları ve sorun izleyicileri gibi çok çeşitli şablonlar sağlar. Bu şablonlar, farklı ekiplerin ve projelerin özel ihtiyaçlarını karşılamak için kolayca özelleştirilebilir ve uyarlanabilir. Bu, kullanıcıların projeleri hızlı bir şekilde kurmasına yardımcı olarak kurulum süresini azaltır ve yürütmeye odaklanmak için daha fazla zaman verir.
Proje Yönetimi için Smartsheet Kullanmanın Dezavantajları
Yeni başlayanlar için kafa karıştırıcı. Bazı kullanıcılar, özellikle proje yönetimi yazılımına veya elektronik tablolara aşina değillerse, Smartsheet’in arayüzünü ve özelliklerini kafa karıştırıcı bulabilirler. Örneğin, sürükle ve bırak otomasyon oluşturucuda gezinmek, otomasyon kavramına aşina olmayanlar için zor olabilir.
Sınırlı etkinlik günlüğü. Smartsheet’in etkinlik günlüğü, diğer bazı proje yönetimi yazılımları kadar ayrıntılı değildir. Bir projede yapılan tüm eylemleri veya değişiklikleri yakalayamayabilir, bu da kullanıcıların değişiklikleri izlemesini ve bir projenin tüm geçmişini anlamasını zorlaştırır.
Sınırlı PM metodolojileri. Smartsheet, çeşitli proje yönetimi metodolojileri için kullanılabilen esnek bir araçtır, ancak bazı metodolojiler için en iyi seçenek olmayabilir. Örneğin, Kanban panoları veya sprint’ler için yerleşik desteğe sahip olmadığı için daha çevik bir metodolojiyi tercih eden kullanıcılar için en iyi çözüm olmayabilir.
Eski otomatik kaydetme özelliği. Smartsheet’in otomatik kaydetmesi eşit değil; kullanıcı tarafından yapılan değişiklikleri otomatik olarak kaydetmez ve gerçek zamanlı güncellemeleri yansıtmaz. Bu herkes için büyük bir endişe olmayabilir, ancak sinir bozucu olabilir. Diğer birçok bulut tabanlı yazılım gibi, değişiklikler otomatik olarak kaydedilir ve bu, kullanıcılar tarafından büyük ölçüde beklenen bir özelliktir. Smartsheet, kullanıcının değişiklikleri yaptıktan sonra kaydet ve yenile düğmesini manuel olarak tıklamasını gerektirir.
Akıllı Sayfa Fiyatlandırması
Smartsheet, farklı kullanıcı ve kuruluş türlerinin ihtiyaçlarını karşılamak için dört fiyatlandırma planı sunar.
Pro planı, kullanıcı başına aylık 7 ABD Doları olarak fiyatlandırılan en temel ve uygun fiyatlı seçenektir. Projeler oluşturma ve bunlar üzerinde işbirliği yapma, iş akışlarını otomatikleştirme ve gerçek zamanlı analitik ve raporlara erişim gibi Smartsheet’in tüm temel özelliklerini içerir.
Daha gelişmiş ihtiyaçları olan işletmeler için, İşletme planı kullanıcı başına aylık 25 ABD Doları’dır. Gelişmiş veri doğrulama, veri şifreleme ve kullanıcı erişim denetimleri gibi ek özellikler içerir.
Daha büyük işletmeler için Smartsheet, kuruluşun özel ihtiyaçlarını karşılamak üzere uyarlanabilecek özel fiyatlandırmaya sahip bir kurumsal plan sunar.
Ayrıca, Smartsheet Advance adlı gelişmiş bir Smartsheet sürümü vardır ve bunun için maliyet için satış ekibiyle iletişime geçmeniz gerekir.
Smartsheet Kullanım Örnekleri ve İncelemesi
Smartsheet, sağlık, finansal hizmetler, yüksek öğrenim ve devlet gibi sektörlerdeki büyük kuruluşlar için çok uygundur.
Güçlü proje yönetimi ve işbirliği özellikleri, onu bu kurumlardaki karmaşık projeleri ve ekipleri yönetmek için etkili bir araç haline getirir.
Smartsheet, özellikle Microsoft Excel, Project ve Teams’e zaten aşina olan kullanıcılar için kullanıcı dostudur.
Trustradius ve Capterra puanları sırasıyla 10 üzerinden 8,1 (700’den fazla inceleme) ve 5 üzerinden 4,5’tir (2600’den fazla inceleme).
Smartsheet’e alternatifler
Smartsheet’in Microsoft Project Online, Wrike, Planview AdaptiveWork, Zoho Projects, Monday, Clarity PPM, Workfront ve ServiceNow Strategic Portfolio Management dahil olmak üzere birçok alternatifi vardır. Bu araçların her biri, projeleri ve ekipleri yönetmeye yardımcı olacak benzersiz özellikler ve yetenekler sunar.
Nihayet
Smartsheet, sürükle ve bırak otomasyonu, kurumsal düzeyde güvenlik, analitik ve çeşitli şablonlar sunan güçlü bir proje yönetim aracıdır.
İşletmelerin iş akışlarını kolaylaştırmasına ve veriye dayalı kararlar almasına yardımcı olabilir. Ancak, yeni başlayanlar veya bazı PM metodolojileri için uygun olmayabilir. Kullanmaya karar vermeden önce iş ihtiyaçlarınızı değerlendirmek önemlidir.