Tabağınızdaki çok sayıda görev ve projeyle sürekli bunalmış hissetmekten bıktınız mı? Eğer öyleyse, yalnız değilsin.
Zippia tarafından yapılan bir araştırmaya göre, ABD’li ortalama bir işçi 8 saatlik iş günü başına iş dışı faaliyetlerde ortalama 2,9 saat
Peki ya iş akışınızı kolaylaştırmanın ve üretkenliği artırmanın bir yolu olsaydı? Tam da bunu yapmayı vaat eden popüler bir proje yönetim aracı olan Trello‘ya girin.
Ancak, herhangi bir araç gibi, Trello’nun da kendi artıları ve eksileri vardır.
Bu makale, Trello kullanmanın artılarını ve eksilerini ve ayrıca Trello’nun ihtiyaçlarınız için en iyi proje yönetimi aracı olup olmadığını nasıl belirleyeceğinizi gözden geçiriyor.
Trello Nedir?
Trello, kullanıcıların iş akışlarını organize etmelerini ve projeler üzerinde işbirliği yapmalarını sağlayan çevrimiçi bir proje yönetim aracıdır.
Görevleri düzenlemek ve ilerlemeyi takip etmek için basit ve etkili bir yola ihtiyaç duyan ekipler için popüler bir seçimdir.
Araç dört temel bileşenden oluşur: panolar, listeler, kartlar ve etiketler. Panolar, projenin görsel bir haritasını oluşturmak için kullanılan liste koleksiyonlarıdır. Listeler, tamamlanması gereken gerçek görevler olan kartlar için kaplardır. Etiketler, öncelik, durum veya sahip gibi belirli özellikleri uygulayarak kartları düzenlemenin bir yoludur.
Trello Artıları ve Eksileri
Artıları
- Görselleştirme: Trello’nun panoları, listeleri ve kartları görevlerin, ilerlemenin ve durumun görsel bir temsilini sunarak ne yapılması gerektiğini ve kimin sorumlu olduğunu görmeyi kolaylaştırır.
- İşbirliği: Trello, birden fazla kullanıcının aynı panolara erişmesine ve bunları düzenlemesine izin vererek ekiplerin projeler üzerinde birlikte çalışmasını kolaylaştırır.
- Esneklik: Trello, son derece özelleştirilebilir ve kişisel yapılacaklar listelerinden karmaşık iş süreçlerine kadar çok çeşitli görevler ve projeler için kullanılabilir.
- Erişilebilirlik: Trello web tabanlı bir araçtır, yani internet bağlantısı olan her yerden erişilebilir.
- Entegrasyonlar: Trello, Google Drive, Slack ve Evernote gibi diğer birçok uygulama ve hizmetle birlikte çalışarak ekiplerin zaten kullanıyor olabileceği diğer araçlarla kolay entegrasyon sağlar.
- Mobil uyumlu: Trello, hareket halindeyken görevinizi yönetmenizi ve güncellemenizi mümkün kılan iOS ve Android için mobil uygulamalar da sunar.
- Uygun maliyetli: Trello, temel işlevler için ücretsizdir ve daha gelişmiş özellikler için uygun fiyatlandırma planları sunar.
- Kullanıcı dostu arayüz: Trello’nun arayüzü, kullanımı kolay olacak şekilde tasarlanmıştır ve her seviyedeki kullanıcının erişimine uygundur.
- Kurumsal araçlar: Trello, kullanıcıların görevlerin zirvesinde kalmasına ve teslim tarihlerini kaçırmaktan kaçınmasına yardımcı olan, yaklaşan son tarihler için bildirimler gibi bir dizi araç ve özellik içerir.
Eksileri
- Sınırlı gelişmiş özellikler: Trello birçok yararlı özellik sunsa da, daha karmaşık proje yönetimi araçlarının tüm gelişmiş özelliklerine sahip olmayabilir. Bu, belirli ihtiyaçları olan kuruluşlar için bir sınırlama olabilir.
- Sınırlı raporlama ve analitik: Trello’nun yerleşik raporlama ve analiz araçları yoktur, bu da ilerlemeyi ve performansı izlemeyi zorlaştırabilir. Bu, daha ayrıntılı veri analizine ihtiyaç duyan kuruluşlar için bir sınırlama olabilir.
- Sınırlı proje şablonları: Trello’nun yerleşik bir şablon kitaplığı yoktur, bu nedenle kullanıcıların her yeni proje için panoları ve listeleri sıfırdan oluşturması gerekir. Bu, zaman alıcı olabilir ve ekiplerin yeni projelere hızla başlamasını zorlaştırabilir.
- Sınırlı arama yetenekleri: Trello, belirli kartları veya bilgileri bulmayı zorlaştırabilecek gelişmiş arama özelliklerine sahip değildir. Bu, büyük miktarda veriye sahip kuruluşlar için bir sınırlama olabilir.
- Yerleşik zaman takibi yok: Trello, çalışan saatlerini takip etmesi veya müşterilerini faturalandırması gereken kuruluşlar için bir sınırlama olabilecek yerleşik bir zaman takibi özelliği içermez.
- Yerleşik bütçe takibi yok: Trello, projeler için harcamaları takip etmesi gereken kuruluşlar için bir sınırlama olabilecek yerleşik bir bütçe takibi özelliği içermez.
- Veri güvenliği endişeleri: Trello, parola koruması ve iki faktörlü kimlik doğrulama gibi bazı güvenlik özelliklerine sahip olsa da, yüksek düzeyde veri güvenliği gerektiren projeler için uygun olmayabilir. .
- Karmaşık projeler için uygun değil: Trello’nun özellikleri, basit ve doğrudan proje yönetimine yöneliktir, yüksek düzeyde karmaşıklık veya gelişmiş özellikler gerektiren projeler için en iyi seçim olmayabilir.
Trello’yu Kimler Kullanabilir?
Trello, aşağıdakiler de dahil olmak üzere çok çeşitli kişiler ve ekipler için ideal olan bir proje yönetim aracıdır:
- Küçük işletme sahipleri: Trello, projeleri, görevleri ve ekip işbirliğini yönetmesi gereken küçük işletme sahipleri için uygun maliyetli bir çözümdür.
- Ekip liderleri: Trello’nun görsel arayüzü, ekip liderlerinin görevleri atamasını, ilerlemeyi izlemesini ve ekip üyelerini aynı sayfada tutmasını kolaylaştırır.
- Serbest Çalışanlar: Trello, serbest çalışanların işlerini organize etmeleri ve müşterilerle işbirliği yapmaları için harika bir araçtır.
- Pazarlama ekipleri: Trello’nun esnekliği ve entegrasyon yetenekleri, pazarlama ekiplerinin kampanyaları planlaması, ilerlemeyi izlemesi ve diğer ekiplerle işbirliği yapması için onu harika bir araç haline getiriyor.
- Ürün yöneticileri: Trello’nun projeleri ve görevleri görsel olarak hoş bir şekilde düzenleme yeteneği, onu ürün yöneticilerinin geliştirme sürecini takip etmesi için harika bir araç haline getiriyor.
- Uzak ekipler: Trello’nun bulut tabanlı platformu, uzak ekiplerin konumdan bağımsız olarak etkili bir şekilde işbirliği yapmasına ve iletişim kurmasına olanak tanır.
- Öğrenciler: Trello, öğrencilerin çalışmalarını organize etmelerine, ödevleri ve teslim tarihlerini yönetmelerine ve sınıf arkadaşlarıyla işbirliği yapmalarına yardımcı olabilir.
Trello’nun Sizin İçin Doğru Proje Yönetim Aracı olup olmadığı nasıl belirlenir
Bir proje yönetimi yazılımı seçerken, aşağıdakileri dikkate almak önemlidir:
- Ekip boyutu ve işbirliği gereksinimleri: Ekibinizin boyutuna uygun bir yazılım seçin ve ihtiyaç duyduğunuz işbirliği düzeyini destekleyin.
- Proje kapsamı ve karmaşıklığı: Projenizin doğasını göz önünde bulundurun ve projenizin karmaşıklığı ve kapsamıyla başa çıkabilecek bir yazılım seçin.
- Bütçe: Farklı yazılım seçeneklerinin maliyetini karşılaştırın ve bütçenize uygun olanı seçin.
- Diğer araçlarla entegrasyon: İş akışınızda halihazırda CRM veya zaman izleme aracı gibi başka araçlar kullanıyorsanız, bu araçlarla entegre olabilen bir yazılım seçin.
- Raporlama ve analitik: İlerlemeyi izlemenize ve verilere dayalı kararlar almanıza yardımcı olacak güçlü raporlama ve analiz yetenekleri sunan bir yazılım arayın.
- Kullanıcı dostu arayüz: Ekip üyelerinin gezinmesini kolaylaştıran sezgisel, kullanıcı dostu bir arayüze sahip bir yazılım seçin.
- Mobil uyumluluk: Hareket halindeki ekip üyeleri için yararlı olabileceğinden, yazılımın mobil uyumluluk mu yoksa bir uygulama mı sunduğunu düşünün.
Sarma
Sonuç olarak Trello, birçok avantajı olan esnek ve erişilebilir bir proje yönetim aracıdır, ancak herkes için en uygun olmayabilir.
Ana artıları, son derece görsel ve esnek arayüzü, düşük maliyetli seçenekleri ve diğer hizmetlerle entegrasyonları içerir. Bununla birlikte, sınırlı özellikler, veri güvenliği ve mahremiyet endişeleri ve çok büyük projeler için en iyisi olmayabileceği gerçeği gibi dikkate alınması gereken birkaç dezavantaj da vardır.
En iyi proje yönetim aracını seçerken şu faktörler dikkate alınmalıdır: özellikler, maliyet, kullanım kolaylığı, entegrasyonlar ve ekip boyutu. Bu faktörlerin her biri değerlendirildikten sonra, özel ihtiyaçlarınız ve bütçeniz için hangi aracın en iyi olduğu konusunda bilinçli bir karar verebilirsiniz.