SmartSheet è stata fondata nel 2006 da Brent Frei, uno dei primi dipendenti di Microsoft, con l’obiettivo di rendere la pianificazione, il monitoraggio, l’automazione e il reporting sul lavoro di persone e team.
Smartsheet ha rapidamente guadagnato popolarità come potente piattaforma di gestione del lavoro, offrendo agli utenti la possibilità di pianificare e collaborare a progetti da qualsiasi luogo.
Nel 2011, Smartsheet è diventata la prima applicazione per fogli di calcolo basata su cloud a offrire controllo degli accessi, automazione delle attività e condivisione dei progetti.
In questo post del blog, esploreremo cos’è Smartsheet e come può aiutare la tua azienda a diventare più snella ed efficiente.
Discuteremo delle caratteristiche e dei vantaggi della piattaforma, dei suoi svantaggi e dei prezzi per consentire alle aziende di prendere decisioni informate.
Cos’è Smartsheet?
Smartsheet è un innovativo software basato su cloud che può aiutare le aziende di tutte le dimensioni a organizzare e automatizzare le attività, gestire i progetti e semplificare i flussi di lavoro.
Smartsheet è un’ottima soluzione per le aziende che necessitano di una piattaforma scalabile e intuitiva per gestire le proprie operazioni. Può fornire un’unica fonte di verità per i processi aziendali, consentendo una collaborazione senza soluzione di continuità e fornendo approfondimenti e aggiornamenti in tempo reale a più team.
Nel 2019, Smartsheet è stata nominata una delle migliori aziende cloud al mondo con cui le aziende possono lavorare. Oggi Smartsheet è utilizzato da milioni di persone in oltre 100 paesi per pianificare, monitorare e gestire il lavoro in modo più efficiente.
Vantaggi dell’utilizzo di Smartsheet per esigenze aziendali
Il software di gestione dei progetti Smartsheet può aiutare le organizzazioni e i team in diversi modi:
Miglioramento della collaborazione e della comunicazione. Smartsheet rende facile per i membri del team condividere informazioni e aggiornamenti e collaborare su attività e progetti in tempo reale.
Maggiore efficienza e produttività. Le funzionalità e gli strumenti di Smartsheet possono aiutare a semplificare i flussi di lavoro e automatizzare le attività ripetitive, consentendo ai team di lavorare in modo più efficiente e ottenere di più.
Migliore visibilità e monitoraggio. Le funzionalità di reporting e monitoraggio di Smartsheet forniscono visibilità in tempo reale sull’avanzamento e sulle prestazioni del progetto, consentendo ai team di identificare e risolvere rapidamente i problemi.
Maggiore flessibilità e scalabilità. Smartsheet può essere personalizzato e ridimensionato per soddisfare le esigenze di diversi team e progetti e può essere integrato con altri software e strumenti.
Gestione dei progetti migliorata. Smartsheet fornisce strumenti e modelli di gestione del progetto, che aiutano a pianificare, organizzare ed eseguire il progetto in modo più strutturato.
Migliore processo decisionale. Smartsheet consente ai team di prendere decisioni basate sui dati, fornendo accesso a dati e analisi in tempo reale che aiutano il team a valutare le prestazioni dei loro progetti e identificare le aree di miglioramento.
Funzionalità dello strumento di gestione dei progetti Smartsheet
Costruttore di automazione drag-and-drop. Il generatore di automazione drag-and-drop di Smartsheet consente agli utenti di creare flussi di lavoro personalizzati e automatizzare facilmente le attività ripetitive. Questa funzione consente agli utenti di creare azioni automatizzate, come l’invio di e-mail o l’aggiornamento dei dati, che vengono attivate da eventi o condizioni specifici. Questo aiuta a semplificare i flussi di lavoro e ad aumentare l’efficienza.
Sicurezza di livello aziendale. Smartsheet fornisce funzionalità di sicurezza di livello aziendale per aiutare a proteggere dati e informazioni. Ciò include funzionalità come la crittografia dei dati, i controlli di accesso degli utenti e la conformità ai protocolli di sicurezza standard del settore.
Potenti analisi e reportistica. Smartsheet fornisce potenti strumenti di analisi e reportistica che consentono ai team di tenere traccia dei progressi, misurare le prestazioni e prendere decisioni basate sui dati. Questi strumenti includono report in tempo reale, visualizzazione dei dati e funzionalità avanzate di filtraggio e ordinamento.
Diversi modelli. Smartsheet offre un’ampia gamma di modelli per diversi tipi di progetti e flussi di lavoro, come elenchi di attività, pianificazioni di progetti, diagrammi di Gantt e tracker dei problemi. Questi modelli possono essere facilmente personalizzati e adattati per soddisfare le esigenze specifiche di diversi team e progetti. Questo aiuta gli utenti a impostare rapidamente i progetti, riducendo i tempi di configurazione e dando più tempo per concentrarsi sull’esecuzione.
Svantaggi dell’utilizzo di Smartsheet per la gestione dei progetti
Confusione per i principianti. Alcuni utenti potrebbero trovare confuse l’interfaccia e le funzionalità di Smartsheet, soprattutto se non hanno familiarità con il software di gestione dei progetti o con i fogli di calcolo. Il generatore di automazione drag-and-drop, ad esempio, può essere difficile da navigare per chi non ha familiarità con il concetto di automazione.
Registro attività limitato. Il registro attività di Smartsheet non è dettagliato come altri software di gestione dei progetti. Potrebbe non acquisire tutte le azioni o le modifiche apportate all’interno di un progetto, rendendo difficile per gli utenti tenere traccia delle modifiche e comprendere la cronologia completa di un progetto.
Metodologie PM limitate. Smartsheet è uno strumento flessibile che può essere utilizzato per varie metodologie di gestione dei progetti, ma potrebbe non essere l’opzione migliore per alcune metodologie. Ad esempio, potrebbe non essere la soluzione migliore per gli utenti che preferiscono una metodologia più agile, in quanto non dispone del supporto integrato per schede Kanban o sprint.
Vecchia funzione di salvataggio automatico. Il salvataggio automatico di Smartsheet non è all’altezza; non salva automaticamente le modifiche apportate dall’utente e non riflette gli aggiornamenti in tempo reale. Questa potrebbe non essere una preoccupazione importante per tutti, ma può essere frustrante. Come molti altri software basati su cloud, le modifiche vengono salvate automaticamente e questa è una funzionalità ampiamente attesa dagli utenti. Smartsheet richiede all’utente di fare clic manualmente sul pulsante Salva e aggiorna dopo aver apportato le modifiche.
Prezzi di Smartsheet
Smartsheet offre quattro piani tariffari per soddisfare le esigenze di diversi tipi di utenti e organizzazioni.
Il piano Pro è l’opzione più semplice e conveniente, al prezzo di $ 7 per utente al mese. Include tutte le funzionalità essenziali di Smartsheet, come la possibilità di creare e collaborare a progetti, automatizzare i flussi di lavoro e accedere ad analisi e report in tempo reale.
Per le aziende con esigenze più avanzate, il piano aziendale è disponibile a $ 25 per utente al mese. Include funzionalità aggiuntive come la convalida avanzata dei dati, la crittografia dei dati e i controlli di accesso degli utenti.
Per le aziende più grandi, Smartsheet offre un piano aziendale con prezzi personalizzati che possono essere personalizzati per soddisfare le esigenze specifiche dell’organizzazione.
Inoltre, esiste una versione avanzata di Smartsheet chiamata Smartsheet Advance, per la quale dovrai contattare il team di vendita per il costo.
Casi d’uso e revisione di Smartsheet
Smartsheet è adatto per le grandi organizzazioni in settori quali sanità, servizi finanziari, istruzione superiore e governo.
Le sue solide funzionalità di gestione dei progetti e collaborazione lo rendono uno strumento efficace per la gestione di progetti e team complessi all’interno di queste istituzioni.
Smartsheet è intuitivo, soprattutto per gli utenti che hanno già familiarità con Microsoft Excel, Project e Teams.
Le valutazioni di Trustradius e Capterra sono rispettivamente di 8,1 su 10 (oltre 700 recensioni) e 4,5 su 5 (oltre 2600 recensioni).
Alternative a Smartsheet
Esistono diverse alternative a Smartsheet, tra cui Microsoft Project Online, Wrike, Planview AdaptiveWork, Zoho Projects, Monday, Clarity PPM, Workfront e ServiceNow Strategic Portfolio Management. Ciascuno di questi strumenti offre caratteristiche e capacità uniche per aiutare a gestire progetti e team.
Finalmente
Smartsheet è un potente strumento di gestione dei progetti che offre automazione drag-and-drop, sicurezza di livello aziendale, analisi e una varietà di modelli.
Può aiutare le aziende a semplificare i flussi di lavoro e prendere decisioni basate sui dati. Tuttavia, potrebbe non essere adatto ai principianti o ad alcune metodologie PM. È importante valutare le esigenze della tua azienda prima di decidere di utilizzarla.