SmartSheet fue fundada en 2006 por Brent Frei, uno de los primeros empleados de Microsoft, con la misión de hacer que la planificación, el seguimiento, la automatización y la generación de informes en el trabajo de personas y equipos.
Smartsheet rápidamente ganó popularidad como una poderosa plataforma de administración del trabajo, que brinda a los usuarios la capacidad de planificar y colaborar en proyectos desde cualquier lugar.
En 2011, Smartsheet se convirtió en la primera aplicación de hoja de cálculo basada en la nube en ofrecer control de acceso, automatización de tareas y uso compartido de proyectos.
En esta publicación de blog, exploraremos qué es Smartsheet y cómo puede ayudar a que su empresa sea más eficiente y eficiente.
Discutiremos las características y los beneficios de la plataforma, sus desventajas y los precios para permitir que las empresas tomen decisiones informadas.
¿Qué es Smartsheet?
Smartsheet es un software innovador basado en la nube que puede ayudar a las empresas de todos los tamaños a organizar y automatizar tareas, administrar proyectos y optimizar los flujos de trabajo.
Smartsheet es una excelente solución para las empresas que necesitan una plataforma escalable y fácil de usar para administrar sus operaciones. Puede proporcionar una única fuente de verdad para los procesos comerciales, lo que permite una colaboración fluida y proporciona información y actualizaciones en tiempo real en varios equipos.
En 2019, Smartsheet ha sido nombrada una de las mejores empresas en la nube del mundo con las que las empresas pueden trabajar. Hoy en día, millones de personas en más de 100 países utilizan Smartsheet para planificar, rastrear y administrar el trabajo de manera más eficiente.
Beneficios de usar Smartsheet para necesidades comerciales
El software de administración de proyectos de Smartsheet puede ayudar a las organizaciones y los equipos de varias maneras:
Mejora de la colaboración y la comunicación. Smartsheet facilita que los miembros del equipo compartan información y actualizaciones, y colaboren en tareas y proyectos en tiempo real.
Mayor eficiencia y productividad. Las funciones y herramientas de Smartsheet pueden ayudar a optimizar los flujos de trabajo y automatizar las tareas repetitivas, lo que permite a los equipos trabajar de manera más eficiente y hacer más.
Mejor visibilidad y seguimiento. Las funciones de generación de informes y seguimiento de Smartsheet brindan visibilidad en tiempo real del progreso y el rendimiento del proyecto, lo que permite a los equipos identificar y resolver problemas rápidamente.
Mayor flexibilidad y escalabilidad. Smartsheet se puede personalizar y escalar para satisfacer las necesidades de diferentes equipos y proyectos, y se puede integrar con otro software y herramientas.
Gestión de proyectos mejorada. Smartsheet proporciona herramientas y plantillas de administración de proyectos, que ayudan a planificar, organizar y ejecutar el proyecto de una manera más estructurada.
Mejor toma de decisiones. Smartsheet empodera a los equipos para que tomen decisiones basadas en datos, brindando acceso a datos y análisis en tiempo real que ayudan al equipo a evaluar el desempeño de sus proyectos e identificar áreas de mejora.
Funciones de la herramienta de administración de proyectos de Smartsheet
Generador de automatización de arrastrar y soltar. El generador de automatización de arrastrar y soltar de Smartsheet permite a los usuarios crear flujos de trabajo personalizados y automatizar fácilmente las tareas repetitivas. Esta función permite a los usuarios crear acciones automatizadas, como enviar correos electrónicos o actualizar datos, que se desencadenan por condiciones o eventos específicos. Esto ayuda a optimizar los flujos de trabajo y aumentar la eficiencia.
Seguridad de nivel empresarial. Smartsheet proporciona funciones de seguridad de nivel empresarial para ayudar a proteger los datos y la información. Esto incluye funciones como el cifrado de datos, los controles de acceso de los usuarios y el cumplimiento de los protocolos de seguridad estándar de la industria.
Análisis e informes potentes. Smartsheet proporciona potentes herramientas de análisis e informes que permiten a los equipos realizar un seguimiento del progreso, medir el rendimiento y tomar decisiones basadas en datos. Estas herramientas incluyen informes en tiempo real, visualización de datos y funciones avanzadas de clasificación y filtrado.
Diferentes modelos. Smartsheet proporciona una amplia gama de plantillas para diferentes tipos de proyectos y flujos de trabajo, como listas de tareas, cronogramas de proyectos, diagramas de Gantt y rastreadores de problemas. Estas plantillas se pueden personalizar y adaptar fácilmente para satisfacer las necesidades específicas de diferentes equipos y proyectos. Esto ayuda a los usuarios a configurar proyectos rápidamente, reduciendo el tiempo de configuración y dando más tiempo para concentrarse en la ejecución.
Desventajas de usar Smartsheet para la gestión de proyectos
Confuso para principiantes. Algunos usuarios pueden encontrar confusas la interfaz y las funciones de Smartsheet, especialmente si no están familiarizados con el software de gestión de proyectos o las hojas de cálculo. El generador de automatización de arrastrar y soltar, por ejemplo, puede ser difícil de navegar para aquellos que no están familiarizados con el concepto de automatización.
Registro de actividad limitado. El registro de actividad de Smartsheet no es tan detallado como el de otros programas de administración de proyectos. Es posible que no capture todas las acciones o cambios realizados dentro de un proyecto, lo que dificulta que los usuarios realicen un seguimiento de los cambios y comprendan el historial completo de un proyecto.
Metodologías de PM limitadas. Smartsheet es una herramienta flexible que se puede utilizar para varias metodologías de gestión de proyectos, pero puede que no sea la mejor opción para algunas metodologías. Por ejemplo, puede que no sea la mejor solución para los usuarios que prefieren una metodología más ágil, ya que no tiene soporte integrado para tableros Kanban o sprints.
Función de guardado automático antigua. El guardado automático de Smartsheet no está a la altura; no guarda automáticamente los cambios realizados por el usuario y no refleja las actualizaciones en tiempo real. Puede que esto no sea una preocupación importante para todos, pero puede ser frustrante. Al igual que muchos otros programas basados en la nube, los cambios se guardan automáticamente y esta es una característica que los usuarios esperan ampliamente. Smartsheet requiere que el usuario haga clic manualmente en el botón Guardar y actualizar después de realizar los cambios.
Precios de Smartsheet
Smartsheet ofrece cuatro planes de precios para satisfacer las necesidades de diferentes tipos de usuarios y organizaciones.
El plan Pro es la opción más básica y económica, con un precio de $7 por usuario por mes. Incluye todas las funciones esenciales de Smartsheet, como la capacidad de crear y colaborar en proyectos, automatizar flujos de trabajo y acceder a análisis e informes en tiempo real.
Para empresas con necesidades más avanzadas, el plan Business está disponible a $25 por usuario por mes. Incluye funciones adicionales como validación avanzada de datos, cifrado de datos y controles de acceso de usuarios.
Para empresas más grandes, Smartsheet ofrece un plan empresarial con precios personalizados que se pueden adaptar para satisfacer las necesidades específicas de la organización.
Además, existe una versión avanzada de Smartsheet llamada Smartsheet Advance, para la cual deberá comunicarse con el equipo de ventas para conocer el costo.
Casos de uso y revisión de Smartsheet
Smartsheet es ideal para grandes organizaciones en industrias como la atención médica, los servicios financieros, la educación superior y el gobierno.
Sus sólidas funciones de colaboración y gestión de proyectos lo convierten en una herramienta eficaz para gestionar proyectos y equipos complejos dentro de estas instituciones.
Smartsheet es fácil de usar, especialmente para usuarios que ya están familiarizados con Microsoft Excel, Project y Teams.
Las calificaciones de Trustradius y Capterra son respectivamente 8,1 sobre 10 (más de 700 reseñas) y 4,5 sobre 5 (más de 2600 reseñas).
Alternativas a Smartsheet
Hay varias alternativas a Smartsheet, incluidas Microsoft Project Online, Wrike, Planview AdaptiveWork, Zoho Projects, Monday, Clarity PPM, Workfront y ServiceNow Strategic Portfolio Management. Cada una de estas herramientas ofrece características y capacidades únicas para ayudar a administrar proyectos y equipos.
Para terminar
Smartsheet es una poderosa herramienta de administración de proyectos que ofrece automatización de arrastrar y soltar, seguridad de nivel empresarial, análisis y una variedad de plantillas.
Puede ayudar a las empresas a optimizar los flujos de trabajo y tomar decisiones basadas en datos. Sin embargo, puede que no sea adecuado para principiantes o para algunas metodologías de PM. Es importante evaluar las necesidades de su negocio antes de decidir utilizarlo.