Effektive Meetings sind für Produktivität und Zusammenarbeit unerlässlich. Allzu oft können Meetings jedoch aus verschiedenen Gründen unproduktiv werden, von schlechter Organisation bis hin zu mangelndem Engagement.
Untersuchungen zeigen, dass Manager und Fachleute 30 % ihrer Zeit in Besprechungen verlieren, die sie in andere produktive Aufgaben hätten investieren können. Auch hier zeigt eine Studie , dass uneffektive Meetings dazu führen, dass Fachleute jeden Monat 31 Stunden verlieren, was bis zu 4 Arbeitstagen entspricht.
Dieser Artikel untersucht die häufigsten Faktoren, die ein Meeting unproduktiv machen können, und stellt eine Lösung in Form von MeetGeek vor, einem KI-Meeting-Assistenten, der die Art und Weise, wie wir Meetings durchführen und verwalten, verändern soll.
Was Online-Meetings unproduktiv machen kann
Zeitmanagement ist entscheidend für den Erfolg eines jeden Meetings, aber es ist besonders wichtig für Online-Meetings, bei denen die Teilnehmer über verschiedene Zeitzonen verstreut sein können. Pünktlich zu beginnen und zu enden, die Agenda einzuhalten und Diskussionen auf Kurs zu halten, sind wichtige Aspekte eines effektiven Zeitmanagements.
Online-Meetings finden bequem in unseren eigenen Räumen statt, was zu zahlreichen Ablenkungen führen kann. Die Teilnehmer können versucht sein, während des Meetings Multitasking zu betreiben, E-Mails abzurufen oder sich an Gesprächen zu beteiligen, die nichts miteinander zu tun haben.
Missverständnisse können ein erhebliches Hindernis für die Produktivität in virtuellen Meetings darstellen. Ohne visuelle Hinweise und Körpersprache kann es leicht zu Missverständnissen kommen. Die Teilnehmer sollten ermutigt werden, deutlich zu sprechen, wenn möglich Videos zu verwenden und anderen aktiv zuzuhören, um eine effektive Kommunikation zu gewährleisten.
Online-Meetings können sich manchmal unzusammenhängend und unpersönlich anfühlen, was zu einem geringeren Engagement führt. Um dem entgegenzuwirken, ist es wichtig, alle Beteiligten aktiv einzubeziehen. Ermutigen Sie alle Beteiligten zu Fragen, Diskussionen und Beteiligung. Verwenden Sie interaktive Tools oder Breakout-Räume, um das Engagement hoch zu halten.
Lange Online-Meetings können den Teilnehmern schnell Energie rauben und zu einer geringeren Produktivität führen. Halten Sie Meetings prägnant und auf den Punkt. Wenn ein Thema mehr Zeit in Anspruch nimmt, sollten Sie es in kleinere, überschaubarere Sitzungen aufteilen oder kürzere, häufigere Besprechungen planen.
Wir stellen vor: MeetGeek
MeetGeek ist ein KI-Meeting-Assistent, der Ihnen bei Ihren Meetings helfen kann. Es zeichnet automatisch auf, transkribiert, fasst zusammen und liefert wichtige Erkenntnisse aus jedem Meeting. Mit MeetGeek können Sie Teams erstellen und Besprechungsaufzeichnungen, Zusammenfassungen oder Highlights automatisch mit den Abteilungen teilen, mit denen Sie auf dem Laufenden bleiben müssen.
MeetGeek kann Ihnen helfen, Stärken und Verbesserungsmöglichkeiten für sich selbst und die Meetings Ihres Teams zu identifizieren. Sie können Teams, Meeting-Typen, Teilnehmer und viele weitere Dimensionen aufschlüsseln, um die Schwachstellen Ihrer Meetings aufzudecken.
Wie macht MeetGeek ein Meeting produktiv?
Der KI-gestützte Meeting-Assistent von MeetGeek bietet eine breite Palette von Funktionen, um die Produktivität und Effizienz Ihrer Meetings zu steigern. Hier finden Sie einen detaillierten Überblick über die wichtigsten Funktionen, um Meetings effektiv zu gestalten:
Automatische Aufzeichnung und Transkription: MeetGeek zeichnet Ihre Meetings automatisch auf und transkribiert sie in Echtzeit. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, während des Meetings manuell Notizen zu machen, und es wird sichergestellt, dass Sie eine genaue schriftliche Aufzeichnung des gesamten Gesprächs haben.
Automatische Zusammenfassungen: Nach Abschluss des Meetings generiert MeetGeek automatische Zusammenfassungen. Diese Zusammenfassungen sind in menschenähnlicher Sprache verfasst und geben einen Überblick über die Höhepunkte des Treffens in einem Absatz. Darüber hinaus ist das Besprechungsprotokoll mit Zeitstempeln für eine schnelle Navigation versehen.
Meeting-Einblicke: Mit MeetGeek können Sie Meeting-Erkenntnisse einfach erfassen und teilen. Sie können Highlights aus längeren Besprechungen erstellen und wichtige Informationen wie Verkaufsangebote, Kundenfeedback, Aufgaben und Vereinbarungen leicht zugänglich machen und mit Ihrem Team teilen.
Highlights und Keyword-Erkennung: Die Plattform erkennt Keywords und hebt sie im Meeting-Transkript hervor. Diese Funktion macht es einfach, bestimmte Themen oder wichtige Details, die während des Meetings besprochen werden, zu finden und sich darauf zu konzentrieren.
Workflow und Integrationen: MeetGeek lässt sich nahtlos in beliebte Tools wie Zoom, Google Meet, Notion, HubSpot, Google Kalender, Google Drive, Slack, Microsoft Teams und Outlook-Kalender integrieren. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Meeting-Inhalte und wichtigsten Highlights mühelos mit Ihren bevorzugten Tools synchronisiert werden können.
Repository von Gesprächen: Alle Ihre Besprechungsnotizen, Aufzeichnungen und Transkripte werden an einem einzigen, sicheren Ort gespeichert. Sie können ganz einfach anhand von Schlüsselwörtern nach vergangenen Besprechungen suchen, sodass Sie sich bequem an bestimmte Details aus früheren Diskussionen erinnern können.
Benutzerdefiniertes Branding: MeetGeek bietet die Möglichkeit, die Plattform mit Ihrem Branding anzupassen und so ein einheitliches und professionelles Erscheinungsbild für Ihre Besprechungszusammenfassungen und -aufzeichnungen zu gewährleisten.
Teamzusammenarbeit: Sie können Teams in MeetGeek erstellen und Besprechungsaufzeichnungen, Zusammenfassungen oder Highlights automatisch mit den entsprechenden Abteilungen oder Kollegen teilen. Dies fördert die Zusammenarbeit und sorgt dafür, dass alle auf dem Laufenden bleiben, ohne dass häufige Abstimmungsbesprechungen erforderlich sind.
Messen und verbessern Sie Meetings: MeetGeek bietet Analysen, die Ihnen helfen, Stärken und Verbesserungsmöglichkeiten in Ihren Meetings zu identifizieren. Sie können das Engagement, die Effizienz und potenzielle Burnout-Bereiche von Meetings analysieren. Die Plattform bietet auch Tipps zur Verbesserung.
Einfache Einrichtung: Das Einrichten von MeetGeek ist schnell und unkompliziert. Sie können die Funktionen ohne langwierigen Einrichtungsprozess nutzen.
Plattformübergreifende Kompatibilität: MeetGeek ist so konzipiert, dass es nahtlos auf verschiedenen Plattformen und Geräten funktioniert und für Teams und Einzelpersonen unabhängig von ihren bevorzugten Tools oder Betriebssystemen zugänglich ist.
Verschiedene Anwendungsfälle von MeetGeek
MeetGeek bietet eine vielseitige Auswahl an Anwendungsfällen, die auf verschiedene professionelle Umgebungen und Bedürfnisse zugeschnitten sind.
Kundenanrufe: Für Fachleute, die sich mit Kundeninteraktionen befassen, kann MeetGeek von unschätzbarem Wert sein. Es zeichnet Kundenanrufe auf und transkribiert sie, um sicherzustellen, dass wichtige Informationen wie Verkaufsangebote, Feedback und Vereinbarungen genau erfasst werden.
Vorstellungsgespräche: Personalverantwortliche und Personalverantwortliche können MeetGeek verwenden, um Vorstellungsgespräche aufzuzeichnen und zu transkribieren. Dies vereinfacht den Rekrutierungsprozess und bietet eine detaillierte Aufzeichnung der Antworten der Kandidaten als Referenz.
Teambesprechungen: MeetGeek ist ideal für alle Arten von Teambesprechungen, egal ob es sich um kleine Startups oder große Unternehmen handelt. Es zeichnet die Diskussionen automatisch auf und transkribiert sie, so dass wichtige Entscheidungen und Aktionspunkte leicht überprüft werden können.
Startups: Startups können von der Fähigkeit von MeetGeek profitieren, Meetings zu rationalisieren und Aufzeichnungen zu führen. Dies hilft bei der Verfolgung des Fortschritts, der Dokumentation von Gesprächen mit Investoren und der Gewährleistung einer effizienten Kommunikation innerhalb des Teams.
Agenturen & KMUs (kleine und mittlere Unternehmen): Agenturen und KMUs haben oft unterschiedliche Kommunikationsbedürfnisse. MeetGeek vereinfacht die Verwaltung von Kundenbesprechungen, Projektdiskussionen und interner Zusammenarbeit, indem es detaillierte Besprechungszusammenfassungen und Transkripte anbietet.
Unternehmen: Große Unternehmen mit komplexen Kommunikationsstrukturen können MeetGeek verwenden, um abteilungsübergreifend den Überblick über Meetings zu behalten. Es hilft bei der Ausrichtung von Teams und stellt sicher, dass wichtige Erkenntnisse aus Meetings für relevante Stakeholder zugänglich sind.
Vertriebsteams: Vertriebsmitarbeiter können sich auf qualitativ hochwertige Gespräche mit potenziellen Kunden konzentrieren, da MeetGeek Besprechungsnotizen automatisch erfasst und mit CRM-Systemen synchronisiert. Dies verbessert die Effizienz, verkürzt die Onboarding-Zeit und erhöht letztendlich den Umsatz pro Vertreter.
HR (Human Resources): HR-Teams können MeetGeek verwenden, um Besprechungen im Zusammenhang mit dem Onboarding von Mitarbeitern, Leistungsbeurteilungen und Schulungen aufzuzeichnen und zu transkribieren. Dies gewährleistet eine genaue Dokumentation und ermöglicht ein besseres Personalmanagement.
Kundenerfolg: Fachleute in Kundenerfolgsrollen können von der Möglichkeit profitieren, Erkenntnisse aus Kundengesprächen zu erfassen und zu teilen. Dies trägt zur Verbesserung der Kundenzufriedenheit und -bindung bei.
Marketing: Marketingteams können MeetGeek verwenden, um Marketingstrategie-Meetings, Brainstorming-Sitzungen und Diskussionen über die Kampagnenplanung zu dokumentieren. Dadurch wird sichergestellt, dass Marketing-Erkenntnisse als Referenz und Analyse leicht verfügbar sind.
MeetGeek-Integrationen, um Ihre Meetings produktiver zu gestalten
MeetGeek bietet eine breite Palette von Integrationen mit gängigen Tools und Plattformen, um seine Funktionalität und Kompatibilität zu verbessern. Diese Integrationen gewährleisten eine nahtlose Konnektivität mit Ihren bestehenden Workflows und Anwendungen.
Hier sind einige wichtige Integrationen, die von MeetGeek angeboten werden:
Zoom: MeetGeek lässt sich nahtlos in Zoom integrieren und ermöglicht es Ihnen, Besprechungsnotizen aus Ihren Zoom-Anrufen automatisch aufzuzeichnen, zu transkribieren und zusammenzufassen. Diese Integration ist besonders wertvoll für Remote-Teams und virtuelle Meetings.
Google Meet: Ähnlich wie Zoom lässt sich MeetGeek in Google Meet integrieren und ermöglicht die automatische Aufzeichnung, Transkription und Zusammenfassung von Besprechungsnotizen aus Ihren Google Meet-Anrufen. Es vereinfacht den Prozess der Erfassung von Erkenntnissen aus Videokonferenzen.
Notion: MeetGeek bietet eine heiße Integration mit Notion, einem beliebten Tool zum Erstellen von Notizen und zur Zusammenarbeit. Sie können Meeting-Aufzeichnungen, Zusammenfassungen und Highlights mit Ihrem Notion-Arbeitsbereich synchronisieren und so sicherstellen, dass wichtige Meeting-Informationen in Ihrer kollaborativen Umgebung leicht zugänglich sind.
HubSpot: Für das Vertriebs- und Kundenbeziehungsmanagement synchronisiert MeetGeek automatisch Meeting-Aufzeichnungen, Transkripte, Highlights und Aufgaben mit HubSpot-Deals. Diese Integration optimiert das Management von Kundeninteraktionen und Vertriebsprozessen.
Google Kalender: Sie können MeetGeek einladen, an Ihren geplanten Google Kalender-Meetings teilzunehmen, sie aufzuzeichnen, zu transkribieren und zusammenzufassen. Diese Integration vereinfacht das Einrichten automatisierter Besprechungsaufzeichnungen und Notizen.
Google Drive: MeetGeek bietet eine automatische Synchronisierung von Besprechungsnotizen und Transkripten mit Google Docs. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Besprechungsinhalte sicher gespeichert und in Google Drive leicht zugänglich sind.
Slack: Die Integration mit Slack ermöglicht es Ihnen, Meeting-Aufzeichnungen, Notizen und Highlights an Slack-Kanäle zu senden. Dies erleichtert die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team, indem Besprechungseinblicke auf Ihrer bevorzugten Messaging-Plattform verfügbar gemacht werden.
Nachteile von MeetGeek
Das Aufzeichnen und Transkribieren von Besprechungen kann Datenschutz- und Sicherheitsbedenken aufwerfen, insbesondere wenn während Besprechungen vertrauliche oder vertrauliche Informationen besprochen werden. Benutzer müssen sicherstellen, dass Daten sicher gespeichert und der Zugriff angemessen eingeschränkt wird.
Auch hier kann es zu einer Abhängigkeit von der Technologie führen, wenn man sich bei der Besprechungsdokumentation auf KI verlässt. Benutzer können sich weniger an Besprechungen beteiligen, wenn sie wissen, dass ein Tool Notizen und Zusammenfassungen übernimmt, was möglicherweise die aktive Teilnahme verringert.
Obwohl sich die KI-Transkription und -Zusammenfassung erheblich verbessert hat, kann es immer noch gelegentlich zu Genauigkeitsproblemen kommen. Wichtige Details können übersehen oder falsch interpretiert werden, was zu Missverständnissen oder verpassten Aktionspunkten führt.
Preispläne
MeetGeek bietet vier Preispläne an, um den unterschiedlichen Benutzerbedürfnissen gerecht zu werden. Der Basic-Plan ist kostenlos und enthält wesentliche Funktionen, während der Pro-Plan 15 US-Dollar pro Benutzer und Monat kostet und mehr Transkriptionsstunden und erweiterte Funktionen hinzufügt.
Der Business-Plan zum Preis von 29 US-Dollar pro Benutzer und Monat ist für innovative Teams konzipiert und bietet mehr Transkriptionsstunden und zusätzliche Vorteile.
Der Enterprise-Plan ab 59 US-Dollar pro Monat richtet sich an größere Unternehmen mit anpassbaren Optionen und engagiertem Support. Preise für den Enterprise-Plan sind auf Anfrage erhältlich.
Zusammenfassung
Unproduktive Meetings sind ein kostspieliger Zeit- und Ressourcenfresser. MeetGeek, der KI-Meeting-Assistent, bietet eine Lösung für dieses Problem, indem er die Art und Weise, wie wir Meetings durchführen und verwalten, verändert, insbesondere im Bereich der Online-Meetings.
Es befasst sich mit häufigen Herausforderungen wie Zeitmanagement, Ablenkungen und Missverständnissen und macht virtuelle Meetings effizienter und ansprechender. Die Funktionen, Integrationen und Anwendungsfälle von MeetGeek ermöglichen es Fachleuten, die Produktivität zu steigern und gleichzeitig mögliche Nachteile zu berücksichtigen.
Darüber hinaus erfüllen die flexiblen Preispläne von MeetGeek eine breite Palette von Benutzerbedürfnissen, von Einzelpersonen bis hin zu großen Unternehmen. Mit MeetGeek als vertrauenswürdigem Verbündeten verspricht die Zukunft von Meetings produktiver und effizienter zu werden und Profis in einer immer schnelllebigeren Welt wertvolle Zeit und Ressourcen zu sparen.