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Automatisieren Sie Ihre Arbeitsverwaltungsprozesse mit SmartSheet

  • 3 Minuten lesen  •  23 Januar 2023

 

SmartSheet wurde 2006 von Brent Frei, einem frühen Microsoft-Mitarbeiter, mit der Mission gegründet, Planung, Verfolgung, Automatisierung und Berichterstattung zu ermöglichen über die Arbeit von Menschen und Teams.

Smartsheet hat als leistungsstarke Arbeitsverwaltungsplattform schnell an Popularität gewonnen und gibt Benutzern die Möglichkeit, Projekte von überall aus zu planen und zusammenzuarbeiten.

Im Jahr 2011 war Smartsheet die erste cloudbasierte Tabellenkalkulationsanwendung, die Zugriffskontrolle, Aufgabenautomatisierung und Projektfreigabe bot.

In diesem Blogbeitrag untersuchen wir, was Smartsheet ist und wie es Ihrem Unternehmen helfen kann, rationalisierter und effizienter zu werden.

Wir besprechen die Funktionen und Vorteile der Plattform, ihre Nachteile und Preise, damit Unternehmen fundierte Entscheidungen treffen können.

Was ist Smartsheet?

Smartsheet ist eine innovative Cloud-basierte Software, die Unternehmen jeder Größe dabei helfen kann, Aufgaben zu organisieren und zu automatisieren, Projekte zu verwalten und Arbeitsabläufe zu rationalisieren.

Smartsheet ist eine großartige Lösung für Unternehmen, die eine skalierbare, benutzerfreundliche Plattform zur Verwaltung ihrer Betriebsabläufe benötigen. Es kann eine einzige Quelle der Wahrheit für Geschäftsprozesse bereitstellen, die eine nahtlose Zusammenarbeit ermöglicht und Einblicke und Aktualisierungen in Echtzeit für mehrere Teams bereitstellt.

Im Jahr 2019 Smartsheet wurde als eines der besten Cloud-Unternehmen der Welt ausgezeichnet, mit dem Unternehmen zusammenarbeiten können. Heute wird Smartsheet von Millionen von Menschen in über 100 Ländern verwendet, um die Arbeit effizienter zu planen, zu verfolgen und zu verwalten.

Vorteile der Verwendung von Smartsheet für geschäftliche Anforderungen

Smartsheet-Projektmanagement-Software kann Organisationen und Teams auf verschiedene Weise unterstützen:

Verbesserte Zusammenarbeit und Kommunikation. Smartsheet macht es Teammitgliedern leicht, Informationen und Aktualisierungen auszutauschen und in Echtzeit an Aufgaben und Projekten zusammenzuarbeiten.

Gesteigerte Effizienz und Produktivität. Smartsheet-Funktionen und -Tools können dazu beitragen, Arbeitsabläufe zu rationalisieren und sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren, sodass Teams effizienter arbeiten und mehr erledigen können.

Bessere Sichtbarkeit und Nachverfolgung. Die Berichts- und Verfolgungsfunktionen von Smartsheet bieten Echtzeit-Einblick in den Projektfortschritt und die Leistung, sodass Teams Probleme schnell erkennen und lösen können.

Erhöhte Flexibilität und Skalierbarkeit. Smartsheet kann angepasst und skaliert werden, um die Anforderungen verschiedener Teams und Projekte zu erfüllen, und kann in andere Software und Tools integriert werden.

Verbessertes Projektmanagement. Smartsheet bietet Projektmanagement-Tools und -Vorlagen, die dabei helfen, das Projekt strukturierter zu planen, zu organisieren und auszuführen.

Bessere Entscheidungsfindung. Smartsheet versetzt Teams in die Lage, datengesteuerte Entscheidungen zu treffen, und bietet Zugriff auf Echtzeitdaten und -analysen, die dem Team helfen, die Leistung ihrer Projekte zu bewerten und verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren.

Funktionen des Smartsheet-Projektmanagement-Tools

Drag-and-Drop-Automatisierungs-Builder. Der Drag-and-Drop-Automatisierungs-Builder von Smartsheet ermöglicht es Benutzern, benutzerdefinierte Workflows zu erstellen und sich wiederholende Aufgaben einfach zu automatisieren. Mit dieser Funktion können Benutzer automatisierte Aktionen erstellen, z. B. das Senden von E-Mails oder das Aktualisieren von Daten, die durch bestimmte Ereignisse oder Bedingungen ausgelöst werden. Dies trägt dazu bei, Arbeitsabläufe zu rationalisieren und die Effizienz zu steigern.

Sicherheit auf Unternehmensniveau. Smartsheet bietet Sicherheitsfunktionen der Enterprise-Klasse zum Schutz von Daten und Informationen. Dazu gehören Funktionen wie Datenverschlüsselung, Benutzerzugriffskontrollen und die Einhaltung von Sicherheitsprotokollen nach Industriestandard.

Leistungsstarke Analysen und Berichte. Smartsheet bietet leistungsstarke Analyse- und Berichtstools, mit denen Teams den Fortschritt verfolgen, die Leistung messen und datengesteuerte Entscheidungen treffen können. Diese Tools umfassen Echtzeitberichte, Datenvisualisierung und erweiterte Filter- und Sortierfunktionen.

Verschiedene Modelle. Smartsheet bietet eine große Auswahl an Vorlagen für verschiedene Arten von Projekten und Arbeitsabläufen, z. B. Aufgabenlisten, Projektzeitpläne, Gantt-Diagramme und Issue-Tracker. Diese Vorlagen können leicht angepasst und angepasst werden, um die spezifischen Anforderungen verschiedener Teams und Projekte zu erfüllen. Dies hilft Benutzern, Projekte schnell einzurichten, die Einrichtungszeit zu verkürzen und mehr Zeit zu haben, sich auf die Ausführung zu konzentrieren.

Nachteile der Verwendung von Smartsheet für das Projektmanagement

Verwirrend für Anfänger. Einige Benutzer finden die Benutzeroberfläche und die Funktionen von Smartsheet möglicherweise verwirrend, insbesondere wenn sie mit Projektmanagementsoftware oder Tabellenkalkulationen nicht vertraut sind. Der Drag-and-Drop-Automatisierungs-Builder kann beispielsweise für diejenigen, die mit dem Konzept der Automatisierung nicht vertraut sind, schwierig zu navigieren sein.

Eingeschränktes Aktivitätsprotokoll. Das Aktivitätsprotokoll von Smartsheet ist nicht so detailliert wie andere Projektmanagement-Software. Es erfasst möglicherweise nicht alle Aktionen oder Änderungen, die innerhalb eines Projekts vorgenommen wurden, was es für Benutzer schwierig macht, Änderungen nachzuverfolgen und den vollständigen Verlauf eines Projekts zu verstehen.

Eingeschränkte PM-Methoden. Smartsheet ist ein flexibles Tool, das für verschiedene Projektmanagementmethoden verwendet werden kann, aber für einige Methoden möglicherweise nicht die beste Option ist. Beispielsweise ist es möglicherweise nicht die beste Lösung für Benutzer, die eine agilere Methodik bevorzugen, da es keine integrierte Unterstützung für Kanban-Boards oder Sprints bietet.

Alte automatische Speicherfunktion. Das automatische Speichern von Smartsheet ist nicht auf dem neuesten Stand; Es speichert nicht automatisch vom Benutzer vorgenommene Änderungen und spiegelt keine Echtzeitaktualisierungen wider. Dies ist vielleicht nicht für jeden ein großes Problem, aber es kann frustrierend sein. Wie bei vielen anderen Cloud-basierten Softwareprogrammen werden Änderungen automatisch gespeichert, und dies ist eine Funktion, die von Benutzern allgemein erwartet wird. Smartsheet erfordert, dass der Benutzer manuell auf die Schaltfläche „Speichern und aktualisieren“ klickt, nachdem er Änderungen vorgenommen hat.

Smartsheet-Preise

Smartsheet bietet vier Preispläne an, um den Anforderungen verschiedener Arten von Benutzern und Organisationen gerecht zu werden.

Der Pro-Plan ist die einfachste und erschwinglichste Option und kostet 7 $ pro Benutzer und Monat. Es enthält alle wesentlichen Funktionen von Smartsheet, z. B. die Möglichkeit, Projekte zu erstellen und zusammenzuarbeiten, Arbeitsabläufe zu automatisieren und auf Echtzeitanalysen und -berichte zuzugreifen.

Für Unternehmen mit fortgeschritteneren Anforderungen ist der Business-Tarif für 25 $ pro Benutzer und Monat erhältlich. Es enthält zusätzliche Funktionen wie erweiterte Datenvalidierung, Datenverschlüsselung und Benutzerzugriffskontrollen.

Für größere Unternehmen bietet Smartsheet einen Unternehmensplan mit benutzerdefinierten Preisen, die an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens angepasst werden können.

Außerdem gibt es eine erweiterte Version von Smartsheet namens Smartsheet Advance, für die Sie sich bezüglich der Kosten an das Vertriebsteam wenden müssen.

Anwendungsfälle und Überprüfung von Smartsheet

Smartsheet eignet sich gut für große Organisationen in Branchen wie Gesundheitswesen, Finanzdienstleistungen, Hochschulbildung und Behörden.

Seine starken Projektmanagement- und Kollaborationsfunktionen machen es zu einem effektiven Tool für die Verwaltung komplexer Projekte und Teams innerhalb dieser Institutionen.

Smartsheet ist benutzerfreundlich, insbesondere für Benutzer, die bereits mit Microsoft Excel, Project und Teams vertraut sind.

Die Bewertungen von Trustradius und Capterra betragen 8,1 von 10 (über 700 Bewertungen) bzw. 4,5 von 5 (über 2600 Bewertungen).

Alternativen zu Smartsheet

Es gibt mehrere Alternativen zu Smartsheet, darunter Microsoft Project Online, Wrike, Planview AdaptiveWork, Zoho Projects, Monday, Clarity PPM, Workfront und ServiceNow Strategic Portfolio Management. Jedes dieser Tools bietet einzigartige Funktionen und Fähigkeiten zur Verwaltung von Projekten und Teams.

Endlich

Smartsheet ist ein leistungsstarkes Projektmanagement-Tool, das Drag-and-Drop-Automatisierung, Sicherheit auf Unternehmensniveau, Analysen und eine Vielzahl von Vorlagen bietet.

Es kann Unternehmen dabei helfen, Arbeitsabläufe zu rationalisieren und datengestützte Entscheidungen zu treffen. Es ist jedoch möglicherweise nicht für Anfänger oder einige PM-Methoden geeignet. Es ist wichtig, Ihre geschäftlichen Anforderungen zu bewerten, bevor Sie sich für die Verwendung entscheiden.

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